Vorbereitung zur Umsetzung

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Einführung

Ihr Unternehmen wird in naher Zukunft mit der Einführung des MXSuite Flottenmanagements starten
Software. Mit diesem Artikel können Sie sich auf diesen Implementierungsprozess vorbereiten.
Gemeinsam sorgen wir dafür, dass MXSuite Ihren Bedürfnissen und Wünschen entspricht und alle notwendigen Daten vorliegen
importiert und die Benutzer sind gut im Umgang mit MXSuite geschult.

Benötigte Einrichtungen

  • Ein Raum, in dem der Berater mit den Delegierten des Unternehmens tagsüber arbeiten kann
  • Ein Arbeitsplatz für den Berater mit Internetanschluss für seinen Laptop (kabelgebunden oder kabellos)
  • Wenn mehrere Personen an der Beratung oder Schulung beteiligt sind, wird ein Monitor oder Beamer mit HDMI- oder VGA-Anschluss benötigt
  • Zugriff auf den MXSuite-Datenbankserver mit Administratorrechten
  • Verfügbarkeit aller Netzwerk- und Computerpasswörter mit administrativen Benutzerrechten
  • Der Internet-Port 5938 TCP sollte geöffnet sein, um Remote-Support (Teamviewer) zu erhalten.

Server-/Client-Installation

  • Sorgen Sie dafür, dass bei der Installation der Software auf den Server- und Client-Rechnern ein Systemadministrator zur Verfügung steht.
  • Suchen Sie nach einem Benutzerkonto mit Installationsberechtigungen.
  • Prüfen Sie, ob das System die minimalen Systemanforderungen erfüllt (siehe Installationsanleitung / Benutzerhandbuch).
  • Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Softwareschlüssel verfügbar sind.
  • Prüfen Sie, ob alle Client-Computer über eine Netzwerkverbindung Zugriff auf den MXSuite-Datenbankserver haben.

Allgemeine MXSuite-Einrichtung

  • Definieren Sie, wie Benutzer und Benutzergruppen konfiguriert werden sollen. Entscheiden Sie, welche Benutzerrechte pro Benutzergruppe vergeben werden sollen und welche Benutzer mit den Benutzergruppen verknüpft werden dürfen.
  • Erstellen Sie eine Liste mit den Kostencodes. Ausrüstung, Inventarteile und Bestellungen werden mit Kostencodes verknüpft. Pro Kostencode kann ein Jahresbudget gefüllt und überwacht werden.
  • Erstellen Sie eine Liste mit den verfügbaren Rängen an Bord der Schiffe in Ihrem Unternehmen.
  • Gibt es zusätzliche Währungen, die zu MXSuite hinzugefügt werden können? Standardmäßig werden EURO und US-Dollar zu MXSuite hinzugefügt.
  • Wir benötigen die E-Mail-Verbindungsparameter wie SMTP-Adresse usw.

Setup Wartung / Gerätemodul

  • Überlegen Sie, wie Sie die gesamte Ausrüstung an Bord der Schiffe in Kategorien einteilen können. Lesen Sie auch das Artikel . Vorschlag für die Kategorien:
    • 000 – Allgemein
    • 100 – Casco
    • 200 – Motoren & Antrieb
    • 300 – Primäre Schiffssysteme
    • 400 – Elektroinstallation
    • 500 – Deckausrüstung
    • 600 – Schiffsspezifische Ausrüstung (wie Baggerausrüstung, Kräne, Hotel)
    • 700 – Inventar
    • 800 – Navigations-, Kommunikations- und Vermessungsausrüstung
    • 900 – Gesundheit, Sicherheit und Umwelt
  • Entscheiden Sie, für welche Geräte die Betriebsstunden gespeichert werden sollen.
  • Welche Angaben sollen pro Gerät gespeichert werden?
  • Wie oft sollen die Betriebsstundenzählerwerte abgefragt werden?
  • Welche Sichten sollen für den Instandhaltungsvorrat konfiguriert werden?

Inventarmodul einrichten

  • Gibt es eine Liste mit Lieferanten? Liste kann vom Berater importiert werden.
  • Gibt es eine Liste mit verfügbaren Teilen? Liste kann vom Berater importiert werden.
  • Denken Sie an den Mindest- und Höchstbestand pro Teil.

Kaufmodul einrichten

  • Untersuchen Sie die internen Abläufe, wie der Kaufprozess im Moment ist. Überlegen Sie, wie mit Anforderungen umgegangen werden soll.
  • Bewerten Sie den standardmäßigen MXSuite-Kaufprozess wie im Flussdiagramm.
  • MXSuite kann 3 Arten von Aufträgen verarbeiten:
    • Produktbestellungen
    • Serviceaufträge
    • lokale Bestellungen.
  • Der Ablauf für alle 3 Typen kann separat konfiguriert werden.
  • Denken Sie über den Workflow für jede Auftragsart nach. Auftragsworkflows können individuell pro Auftragsart konfiguriert werden.
  • Jede Auftragsart hat ein eigenes Präfix für die Auftragsnummerierung. Nummer setzt sich wie folgt zusammen:
    • Schiffspräfix – Auftragsartpräfix – Zählnummer.
  • Gibt es eine Liste mit Lieferanten? Liste kann vom Berater importiert werden.
  • Sollen Produktkategorien verwendet werden? Produktkategorien erleichtern die Zuordnung von Lieferanten pro Produkttyp (Kategorie).
  • Legen Sie den Standard-Incoterm fest, der für Bestellungen verwendet werden soll.
  • Beim Hinzufügen von Ordnung zu einer Bestellung / Anforderung ist es möglich, Teile aus dem Bestand hinzuzufügen. Optional ist es möglich, freie Bestellpositionen hinzuzufügen, die sich nicht auf ein aufgeführtes Teil beziehen
  • im Inventar. Entscheiden Sie, welche Benutzergruppen freie Auftragspositionen hinzufügen dürfen.

Dokumentenmodul einrichten

  • Bereiten Sie Dokumente und Vorlagen vor, die in das MXSuite-Dokumentenmodul eingegeben werden sollen.
  • Jedes Dokument erhält eine eindeutige ID-Nummer. Jeder Standort hat sein eigenes Präfix. Entscheiden Sie, welches Präfix pro Standort verwendet wird.
  • Überlegen Sie, wie Sie alle Dokumente in Kategorien aufteilen.
  • Für jede Kategorie kann definiert werden, welche Benutzergruppe diese Kategorie sehen darf. Daneben kann auch die Rolle ausgewählt werden. (Standard gibt es die Rollen: Administrator, Editor, Creator und Viewer) Sollte es zusätzliche Rollen geben?
  • Entscheiden Sie, welche Vorlagen (Formulare) in welcher Kategorie ausgefüllt werden sollen
  • Überlegen Sie, welche Dokumentkategorie
  • Für jede Kategorie können benutzerdefinierte Attribute wie „Revisionsdatum“ oder „Versionsnummer“ gespeichert werden. Überlegen Sie, welche Attribute für die Kategorien erstellt werden sollen.
  • Für jedes Dokument können benutzerdefinierte Attribute wie „Revisionsdatum“ oder „Versionsnummer“ gespeichert werden. Überlegen Sie, welche Attribute für die Dokumente erstellt werden sollen.
  • [Documents plus+ only] Jede Aufgabe hat einen Status. Standardmäßig haben wir „offen“ und „geschlossen“. Sollte es zusätzliche Status geben?
  • [Documents plus+ only] Jede Aufgabe erhält eine eindeutige ID-Nummer. Jeder Standort hat sein eigenes Präfix.
  • Entscheiden Sie, welches Präfix pro Standort verwendet wird.

FLGO-Modul einrichten

  • Mit welchen Einheiten wird der Tank / Produktinhalt gefüllt? (Gallone / Liter / Tonne für Inhalt; CM / Fuß / Zoll für Höhe)
  • Legen Sie fest, welche Verbrauchsmaterialien gespeichert werden sollen. Dies geschieht oft pro Produkttyp (Gasöl, Schmieröl pro Typ, MDO, HFO usw.) oder pro Tank (PS FW Tank1, MDO Tank PS usw.).
  • Was ist die Standardeinheit pro Verbrauchsmaterial?
  • Für jede Einheit können Sie festlegen, ob sie im FLGO-Modul verwendet werden darf.

Reisemodul einrichten

  • Denken Sie an eine automatische Nummerierung der Reisen. Dies sollte eine Zahl ohne andere Zeichen sein.
  • Legen Sie fest, welche Daten pro Reise gespeichert werden sollen. (von, bis, Startdatum, Enddatum)
  • Legen Sie fest, welche Daten pro Verladehafen gespeichert werden sollen (PoB, Ankunftszeit, Ladebeginn, Ladeende, Abfahrt)
  • Legen Sie fest, welche Daten pro Entladehafen gespeichert werden sollen (PoB, Ankunftszeit, Entladebeginn, Entladeende, Abfahrt)

Crewing-Modul einrichten

  • Definieren Sie, welche Ausbildungen standardmäßig pro Besatzungsmitglied hinzugefügt werden sollen. (Segelpapiere usw.)
  • Definieren Sie, welche Dokumente standardmäßig pro Besatzungsmitglied hinzugefügt werden sollen. (Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine usw.)
  • Definieren Sie, welche medizinischen Informationen standardmäßig pro Besatzungsmitglied hinzugefügt werden sollen. (Impfungen, Blutgruppe, etc.)
  • Bereiten Sie einige Besatzungsinformationen vor, um gemeinsam mit dem Befüllen des Systems zu beginnen.

Berichte und Dashboards einrichten

  • Benutzerdefinierte Berichte können vom Berater nicht sofort erstellt werden. Es ist jedoch oft möglich, zusätzliche Dashboards zu erstellen.
  • Legen Sie fest, welche Informationen in welchem Format angezeigt werden sollen.
  • Definieren Sie das Format, in dem es angezeigt oder exportiert werden soll.

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