Implementación del código IGS

TRABAJAR EN EL SIGLOXIX

Hoy en día, nos encontramos con muchas empresas que guardaron su manual IGS completo en su software de gestión de flotas, con la esperanza de que su tripulación sepa dónde encontrar y cómo aplicar esta abrumadora cantidad de páginas en formato pdf. Otra observación es que se hace mucho esfuerzo para crear todo tipo de formularios, pero la forma de trabajar es todavía del siglo XIX. De acuerdo, es cierto, esto es un poco exagerado, pero piénselo: un formulario se crea en el tamaño de una hoja de papel en formato A4, se archiva para propósitos futuros. Cuando es necesario, se hace una copia, que a menudo se completa con un bolígrafo, se escanea o se guarda y se envía por correo. Hoy en día trabajamos por correo electrónico y Whatsapp y otros medios, por lo que los formularios se envían por correo a numerosas personas, con la esperanza de que los recojan.

Cuando la persona adecuada comienza a hacer un seguimiento del elemento, rara vez se da retroalimentación, por lo que para el creador del formulario, la acción es algo así como lanzar un dardo en la oscuridad y esperar que dé en el blanco.

NUEVA FORMA DE TRABAJAR

La mayoría de las acciones aquí arriba se pueden simplificar. Hoy en día es posible crear y completar un formulario en el Módulo de Documentos de MXSuite. El tripulante u oficial puede completar el formulario, luego se advierte al gerente de QHSE que hay un nuevo formulario que debe revisar y agregar comentarios. Inmediatamente puede decidir asignar una tarea al formulario para garantizar el seguimiento. Cuando todo está terminado, un supervisor puede incluso firmar el formulario.

CÓMO APLICAR

«Una talla única para todos» no existe cuando hablamos de implementación. Cada empresa es diferente y tiene sus propios desafíos. Pero eso no significa que tenga que ser imposible o difícil. Siempre seguimos los siguientes pasos:

1. Empiece a investigar lo que se requiere realmente
2. Busque similitudes
3. Definir los flujos de proceso requeridos
   
   1. ¿Cuál es el propósito de un formulario?
   2. ¿Quién necesita hacer qué y cuándo?
   3. ¿Cómo quiere una persona que se le avise?
4. Configure su herramienta para cumplir con sus necesidades

Casi siempre es posible configurar todos sus requisitos dentro del módulo de documentos MXSuite. Los formularios digitales se pueden crear con atributos personalizados que le ayudarán a configurar su formulario según sus necesidades. En esto artículo puede leer cómo se aplican los atributos personalizados en el módulo de mantenimiento.