Microsoft Excel: wie gebruikt het niet? Het maakt deel uit van het ongelooflijke Microsoft Office-pakket en is een krachtig hulpmiddel waarmee u snel en gemakkelijk een reeks berekeningen kunt uitvoeren. De term ‘Excel manager’ is met een reden geïntroduceerd en als ik eerlijk ben, gebruik ik zelfs Excel voor bepaalde rapporten. Het is gewoon zo gemakkelijk en flexibel.
Dat gezegd hebbende, kan Excel ook vervelend zijn, vooral als het voor de verkeerde doeleinden wordt gebruikt. Ik weet dat sommige dingen kunnen worden gebruikt voor een reeks verschillende doeleinden – zelfs die waarvoor ze niet bedoeld zijn – maar je moet ergens een grens trekken. Daarom gebruiken we geen Excel voor onze boekhouding. Daarom hebben we een CRM-pakket. Daarom hebben we een tool om al onze software sprints en releases te beheren. Excel geeft ons een prima basis, maar de andere tools hebben extra’s die nog meer waarde toevoegen.
Ik vergelijk Excel met het alomtegenwoordige Zwitserse zakmes. Hij kan bijna alles, zagen, schroeven, snijden, splinters trekken, tanden pikken. Maar er is één ding dat het niet kan: hamer. Overigens heb ik ook eerder betere tangen, schroevendraaiers, tandenstokers en zagen gebruikt.
Hetzelfde geldt voor Excel: het kan alles, maar het kan niet alles goed. Dus wat moet je in plaats daarvan gebruiken? Een tool die is ontworpen voor de taak die voorhanden is. Een specifieke tool die op het juiste moment de juiste informatie biedt.
Ik moet uitleggen waarom Excel volgens mij niet zo geschikt is als MXSuite als het gaat om het onderhouden van een schip. Een takenlijst maak je immers eenvoudig in Excel. U kunt ook per taak een inleverdatum toevoegen en automatisch nieuwe inleverdatums berekenen. Ondanks dat dit allemaal mogelijk is in Excel, is MXSuite ontwikkeld op basis van de praktische uitdagingen waarmee klanten in het dagelijks leven worden geconfronteerd. Voor deze problemen hebben we een oplossing bedacht in de vorm van MXSuite.
Wat biedt MXSuite dat Excel niet biedt? Enkele voordelen:
- MXSuite biedt gebruikersbeheer. Alle gebruikers krijgen rechten toegewezen, wat betekent dat een gebruiker niet zomaar een taak kan wijzigen of verwijderen. Ik weet het, je kunt ook een Excel-blad beveiligen, zodat niemand informatie kan toevoegen, bewerken of verwijderen; Een van de voordelen van MXSuite is echter dat alles per gebruiker, per taaktype en per actie kan worden geconfigureerd.
- Soms kan het handig zijn om in uw geschiedenis te zoeken. Waarom is er een terugkerend patroon bij deze generator? Is dat eerder gebeurd? Het opbouwen van een gedetailleerde geschiedenis kan zowel intern als extern zeer nuttig zijn; bijvoorbeeld als een machine defect is en de fabrikant vraagt om een onderhoudsbewijs.
- Om nog een stap verder te gaan: stel dat een rederij bezig is met het maken van de begroting voor volgend jaar. Weten welke componenten nodig zijn om elke taak uit te voeren, maakt het eenvoudiger om een nauwkeurig overzicht te krijgen van de jaarlijkse kosten.
- We hebben dit uit de eerste hand meegemaakt toen een bemanningslid een taak als voltooid markeerde in MXSuite, hoewel dat niet het geval was. Wat erger is: hij was in de eerste plaats niet bevoegd om die taak uit te voeren. We zijn erin geslaagd om het probleem samen met de klant op te lossen door ervoor te zorgen dat bemanningsleden geen taken meer kunnen uitvoeren waarvoor ze niet bevoegd zijn. Ik weet niet hoe we dit in Excel zouden hebben opgelost.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden uit een lange lijst met voordelen. En laten we eerlijk zijn: het prijskaartje van € 400 per jaar doet ook geen pijn!
