Introductie
Uw bedrijf start binnenkort met de implementatie van MXSuite fleetmanagement
software. Met dit artikel kunt u zich voorbereiden op dit implementatietraject.
Samen zorgen we ervoor dat MXSuite aansluit bij jouw wensen en behoeften en alle benodigde gegevens zijn
geïmporteerd en de gebruikers zijn goed opgeleid om MXSuite te gebruiken.
Benodigde faciliteiten
- Een ruimte waar de consultant met de afgevaardigden van het bedrijf overdag kan werken
- Een werkplek voor de adviseur met internetverbinding voor zijn laptop (bedraad of draadloos)
- Als er meerdere mensen betrokken zijn bij consultancy of training, is een monitor of projector nodig met HDMI- of VGA-aansluiting
- Toegang tot de MXSuite-databaseserver met beheerdersrechten
- Beschikbaarheid van alle netwerk- en computerwachtwoorden met beheerdersrechten
- Internetpoort 5938 TCP moet worden geopend om ondersteuning op afstand te krijgen (Teamviewer).
Server-/clientinstallatie
- Zorg ervoor dat er een systeembeheerder beschikbaar is voor assistentie tijdens de installatie van de software op de server en clientcomputers.
- Controleer op een gebruikersaccount met installatierechten.
- Controleer of de systemen voldoen aan de minimale systeemeisen (zie installatiehandleiding / gebruikershandleiding).
- Controleer of alle benodigde softwaresleutels beschikbaar zijn.
- Controleer of alle clientcomputers via een netwerkverbinding toegang hebben tot de MXSuite-databaseserver.
Algemene MXSuite-configuratie
- Definieer hoe gebruikers en gebruikersgroepen moeten worden geconfigureerd. Bepaal welke gebruikersrechten per gebruikersgroep moeten worden toegekend en welke gebruikers aan de gebruikersgroepen mogen worden gekoppeld.
- Maak een lijst met de kostencodes. Apparatuur, voorraadonderdelen en inkooporders worden gekoppeld aan kostencodes. Per kostencode kan een jaarbudget worden gevuld en bewaakt.
- Maak een lijst met de beschikbare rangen aan boord van de schepen in uw bedrijf.
- Zijn er extra valuta’s om toe te voegen aan MXSuite? Standaard worden de EURO en US Dollar toegevoegd aan MXSuite.
- We hebben de e-mailverbindingsparameters nodig, zoals het SMTP-adres enz.
Module Onderhoud / Apparatuur instellen
- Bedenk hoe u alle apparatuur aan boord van de schepen in categorieën indeelt. Lees ook dit artikel . Suggestie voor de categorieën:
- 000 – Algemeen
- 100 – Casco
- 200 – Motoren en voortstuwing
- 300 – Primaire scheepssystemen
- 400 – Elektrische installatie
- 500 – Dekuitrusting
- 600 – Scheepsspecifiek materieel (zoals baggermaterieel, kranen, hotel)
- 700 – Inventaris
- 800 – Navigatie-, communicatie- en meetapparatuur
- 900 – Gezondheid, veiligheid en milieu
- Bepaal voor welke apparatuur de draaiuren moeten worden gespaard.
- Welke gegevens moeten per apparaat worden opgeslagen?
- Hoe vaak moeten de lopende urentellerwaarden worden opgevraagd?
- Welke weergaven moeten worden geconfigureerd voor de onderhoudswerklijst?
Voorraadmodule instellen
- Is er een lijst beschikbaar met leveranciers? Lijst kan door de adviseur worden geïmporteerd.
- Is er een lijst met onderdelen beschikbaar? Lijst kan door de adviseur worden geïmporteerd.
- Denk aan minimale en maximale voorraad per onderdeel.
Aankoopmodule instellen
- Onderzoek de interne procedures hoe het inkoopproces op dit moment is. Denk na over hoe aanvragen moeten worden afgehandeld.
- Evalueer het standaard MXSuite-aankoopproces zoals in het stroomschema.
- MXSuite kan 3 soorten bestellingen verwerken:
- productbestellingen
- serviceorders
- lokale inkooporders.
- Het proces voor alle 3 typen kan afzonderlijk worden geconfigureerd.
- Denk na over de workflow voor elk ordertype. Orderworkflows kunnen per ordertype afzonderlijk worden geconfigureerd.
- Elk ordertype heeft zijn eigen prefix voor de ordernummering. Nummer is als volgt opgebouwd:
- Scheepsvoorvoegsel – Voorvoegsel voor ordertype – telnummer.
- Is er een lijst beschikbaar met leveranciers? Lijst kan door de adviseur worden geïmporteerd.
- Moeten productcategorieën worden gebruikt? Productcategorieën maken het makkelijker om leveranciers per productsoort (categorie) toe te wijzen.
- Bepaal de standaard incoterm die moet worden gebruikt voor inkooporders.
- Bij het toevoegen van ordelijkheid aan een inkooporder/aanvraag is het mogelijk om onderdelen uit de voorraad toe te voegen. Optioneel is het mogelijk om gratis orderregels toe te voegen, die niet gerelateerd zijn aan een vermeld onderdeel
- in de inventaris. Bepaal welke gebruikersgroepen gratis orderregels mogen toevoegen.
Documentmodule instellen
- Bereid documenten en sjablonen voor die moeten worden ingevoerd in de MXSuite-documentmodule.
- Elk document krijgt een uniek ID-nummer. Elke locatie heeft zijn eigen prefix. Bepaal per locatie welk voorvoegsel wordt gebruikt.
- Bedenk hoe u alle documenten in categorieën indeelt.
- Per categorie kan worden gedefinieerd welke gebruikersgroep deze categorie mag zien. Daarnaast kan ook de rol worden geselecteerd. (Standaard zijn er de rollen: Administrator, Editor, Creator en Viewer) Moeten er extra rollen komen?
- Bepaal welke sjablonen (formulieren) in welke categorie moeten worden ingevuld
- Bedenk welke documentcategorie
- Voor elke categorie kunnen aangepaste attributen worden opgeslagen, zoals “Revisiedatum” of “Versienummer”. Bedenk welke attributen voor de categorieën moeten worden aangemaakt.
- Voor elk document kunnen aangepaste attributen worden opgeslagen, zoals “Revisiedatum” of “Versienummer”. Bedenk welke attributen voor de documenten moeten worden aangemaakt.
- [Documents plus+ only] Elke taak heeft een status. Standaard hebben we “open” en “gesloten”. Moeten er extra statussen zijn?
- [Documents plus+ only] Elke taak krijgt een uniek ID-nummer. Elke locatie heeft zijn eigen prefix.
- Bepaal per locatie welk voorvoegsel wordt gebruikt.
FLGO-module instellen
- Welke eenheden worden gebruikt om de tank / productinhoud te vullen? (Gallon / Liter / Ton voor inhoud; CM / Voeten / inch voor hoogte)
- Definieer welke verbruiksartikelen moeten worden bewaard. Dit gebeurt vaak per producttype (Gasolie, Smeerolie per type, MDO, HFO, etc.) of per tank (PS FW tank1, MDO tank PS, etc.).
- Wat is de standaardeenheid per verbruiksartikel?
- Voor elke unit kunt u bepalen of deze in de FLGO-module mag worden gebruikt.
Reismodule instellen
- Denk aan een automatische nummering van de reizen. Dit moet een getal zijn zonder andere tekens.
- Bepaal welke gegevens per reis moeten worden opgeslagen. (van, tot, startdatum, einddatum)
- Bepaal welke gegevens per laadhaven moeten worden opgeslagen (PoB, aankomsttijd, start laden, einde laden, vertrek)
- Bepaal welke gegevens per loshaven moeten worden opgeslagen (PoB, aankomsttijd, start lossen, einde lossen, vertrek)
Instellen Bemanningsmodule
- Definieer welke opleidingen standaard per bemanningslid moeten worden toegevoegd. (zeilpapieren, enz.)
- Definieer welke documenten standaard per bemanningslid moeten worden toegevoegd. (paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen, enz.)
- Definieer welke medische informatie standaard per bemanningslid moet worden toegevoegd. (vaccinaties, bloedgroep, etc.)
- Bereid wat bemanningsinformatie voor om samen een begin te maken met het vullen van het systeem.
Rapporten en dashboarding instellen
- Maatwerkrapportages kunnen niet direct door de adviseur worden gemaakt. Vaak is het echter mogelijk om extra dashboards te maken.
- Bepaal welke informatie in welk formaat getoond moet worden.
- Definieer het formaat waarin het moet worden weergegeven of geëxporteerd.
