Waarom een Zwitsers zakmes niet voldoet als hamer…

Waarom een Zwitsers zakmes niet voldoet als hamer…

Wie gebruikt het niet: Microsoft Excel. Onderdeel van het fantastische Office pakket van Microsoft, een krachtige tool om gemakkelijk veel berekeningen uit te laten voeren. Niet voor niets is de term "Excel manager" geïntroduceerd. En laat ik maar eerlijk zijn, ook ik gebruik Excel voor sommige rapportages. Het is zo gemakkelijk, zo flexibel…

Toch kan ik van Excel soms de kriebels krijgen. Excel wordt ook misbruikt voor doeleinden waar het niet voor bedoeld is. Ja, iets kan prima functioneren voor een doel waar het niet voor bedoeld is, maar ergens lopen we dan toch tegen een grens aan. Iets waardoor het nét niet is wat het zou kunnen zijn. Daarom doen wij de boekhouding niet in Excel. Daarom hebben we een CRM pakket. Daarom hebben we een tool om al onze software sprints en releases te kunnen managen. Met Excel kunnen we wel de basis leggen, maar die extra's die al die andere tools bieden, geven meerwaarde.

Excel lijkt wel een beetje op het befaamde Zwitserse zakmes. Fantastisch dat zakmes, je kan er van alles mee. Zagen, schroeven, snijden; het zakmes is van alle markten thuis. Splinters trekken, tanden stoken, het kan allemaal. En toch, als hamer is het niet echt geschikt. Trouwens, ik heb ook wel betere tangen, schroevendraaiers, tandenstokers en zagen in mijn handen gehad.

't Is net als Excel. Het kan van alles, maar het is net niet optimaal. Wat dán nodig is? Een tool die wel geschikt is voor de taak die gedaan moet worden. Een tool die daarvoor gemaakt is, die de juiste informatie biedt op het juiste moment.

Ik moet het nogal eens uitleggen waarom Excel minder geschikt is dan MXSuite om het onderhoud van een schip bij te houden. Excel kan toch ook een lijstje maken met taken? Excel heeft toch ook de mogelijkheid om een due date per taak bij te houden en automatisch een nieuwe due date te berekenen? Natuurlijk, dit is allemaal mogelijk. Maar toch, MXSuite is ontwikkeld aan de hand van de knelpunten waar klanten in de praktijk tegenaan liepen. Voor deze vragen hebben wij een oplossing gemaakt. En dat hebben we MXSuite genoemd.

MXSuiteWat heeft MXSuite dan meer te bieden dan Excel? Een greep uit de mogelijkheden.

  • MXSuite biedt gebruikersbeheer. Iedere gebruiker heeft rechten. Zo kan iemand dus niet zomaar een taak aanpassen of een taak verwijderen. Ja, een Excel sheet is ook te beveiligen zodat niemand iets kan toevoegen, bewerken of verwijderen. Klopt natuurlijk. Klein voordeeltje voor MXSuite: dit is allemaal in te stellen per gebruiker, per type taak of per type actie.
  • Soms is het zo goed om eens terug te zoeken in de historie. Waarom zien we een terugkerend patroon bij die generator? Hé, hebben we dit niet eerder gehad? Daarom is het opbouwen van een grondige historie goed maar ook nuttig. Niet alleen intern, maar het kan ook van pas komen als een machine defect raakt en de fabrikant bewijs vraagt van het onderhoud.
  • We gaan even een stapje verder. Stel dat een rederij bezig is het budget te maken voor een volgend jaar. Doordat van iedere taak bekend is welke onderdelen er nodig zijn om die taak correct uit te voeren, kan eenvoudig een prognose gemaakt worden van de jaarlijkse kosten.
  • • We maakten het mee. Een bemanningslid die een taak in MXSuite markeerde als uitgevoerd. En dat terwijl hij die taak niet had gedaan, maar belangrijker: hij had helemaal de positie in de organisatie niet om die taak uit te voeren. Samen met de klant hebben we een oplossing gevonden waardoor een bemanningslid nu geen taken meer kan uitvoeren die hij niet doen mag. Tja, ik zou niet weten hoe ik dat in Excel voor elkaar moet krijgen.

 

Zomaar een paar voorbeelden. De lijst is uit te breiden, maar we overtuigen u graag. En wees eerlijk, voor EUR 400 per jaar hoeft u het toch niet te laten?



Published: 2019-12-13 15:30:00