MXSuite fleet management software

Goed documentbeheer met MXSuite

  • Handleidingen
  • Procedures
  • ISM
  • Formulieren

Vraag een demo aan

klik hier



<- Terug

Het beheer van documenten is een uitdagende klus. Veel documenten zijn op kantoor aanwezig, maar moeten ook aan boord van de schepen zichtbaar zijn. De MXSuite documenten module biedt een unieke oplossing waarbij zekerheid inzichtelijk wordt.

Waarvoor dient de document module?

De documentmodule kan voor verschillende toepassingen worden gebruikt. Te denken valt onder meer aan de volgende toepassingen.

  • Efficiënt opslaan van handleidingen, instructieboeken en onderhoudsvoorschriften
  • Verspreiden van (interne) notities of memo's
  • Documenteren van procedures en veiligheidsinstructies onder meer voor ISM / SMS
  • Opslaan van de digitale kopie van uw SMS (Safety Management System)
  • Invullen en opslaan van formulieren op basis van een template zoals een noon rapport, non conformity report, incident rapport of aanvaring rapportage. Daarbij is zeker dat altijd de meest recente en actuele versie van de template wordt gebruikt.

Drie document soorten

In de document module kunnen globaal drie documentsoorten worden toegevoegd:

  • Statische documenten
  • Bewerkbare documenten
  • Formulieren

Statische documenten: dit betreft documenten die niet gewijzigd hoeven te worden in MXSuite. Het bestandsformaat kan van alles zijn zoals PDF, Word, Excel of afbeeldingsformaten.  Deze documenten worden opgeslagen en zijn te raadplegen door de MXSuite gebruikers.

Zo weet u zeker dat uw documenten beschikbaar zijn aan boord!

Bewerkbare documenten of documenten gebaseerd op een sjabloon: deze documenten kunnen in MXSuite nog worden bewerkt. Hiervoor opent MXSuite het document in edit-modus waardoor het document bewerkbaar is en kan worden opgeslagen in MXSuite.
Ook kunnen documenten worden gemaakt op basis van een sjabloon. Wanneer een formulier wordt toegevoegd als Word document en opgeslagen als sjabloon (template), kan de bemanning documenten maken op basis van het sjabloon.

Zo houdt u de regie over uw sjablonen!

Forms: met forms worden de rapporten die moeten worden ingevuld in MXSuite gebouwd als formulier waarna de bemanning aan boord de formulieren invult wanneer u dat wilt. Voor ieder veld dat wordt ingevuld kan worden bepaald wat toegestaan is en wat niet. Zo wordt het bijvoorbeeld onmogelijk om een geschreven tekst in te vullen op een plaats waar een datum moet staan! Ook kunnen velden verplicht gemaakt worden. In dat geval kan de  bemanning het veld niet overslaan of vergeten! Dit vergroot de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.
Incident report / form
Ook rapporteren wordt eenvoudig met het gebruik van formulieren omdat de ingevoerde gegevens rechtstreeks in de database zijn opgeslagen en er op basis daarvan een complete jaarrapportage gemaakt kan worden.

Zo krijgt u echt inzicht!

Uitgebreide gebruikersrechten

Doordat de documentmodule voor zoveel doelen inzetbaar is, zijn er in deze module heel veel gebruikersrechten in te stellen. Zo kan per documentcategorie een rol worden toegekend per gebruikersgroep maar kunnen documenten ook als confidential (vertrouwelijk) worden aangemerkt.
Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kapitein de documenten kan bewerken, de officieren de documenten alleen kunnen inzien, en dat de machinisten de documenten niet eens te zien krijgen.
Ook kan per documentcategorie en document worden aangegeven naar welk schip het document moet worden gesynchroniseerd. Het grote voordeel hiervan is dat het document maar één keer in MXSuite hoeft worden toegevoegd, en direct voor de hele vloot zichtbaar gemaakt kan worden.

En verder...

Per document is inzichtelijk wat de historie van het document is. Wanneer is het gemaakt en door wie? Wanneer is het document bewerkt en aan boord van welk schip? En wie heeft het document gelezen?
Het is allemaal inzichtelijk in de log die per document op te vragen is.

Zodra nieuwe documenten worden toegevoegd is het mogelijk om de bemanning actief te attenderen op de nieuwe documenten. Bij het opstarten van MXSuite wordt een overzicht getoond van alle nieuwe en aangepaste documenten.

Het kan van belang zijn dat een bemanningslid tekent voor de ontvangst van een document. Daarvoor is het mogelijk dat bij het openen van het document gevraagd wordt om gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Zo kan worden bevestigd dat het document is gelezen.

Flexibiliteit

MX Documenten is onderdeel van het MXSuite software systeem. Door de diversiteit aan modules biedt MXSuite een scala aan mogelijkheden om het management van uw vloot te optimaliseren en te vergemakkelijken. 

De behoefte van de gebruiker bepaalt welke MXSuite modules toegepast worden. Dat is de kracht van een modulaire oplossing!

Installatie, consultancy en ondersteuning worden vanuit Mastex Software geleverd.

<- Terug Lees ook: