En el sector marítimo, la eficacia y la supervisión son cruciales. Sin embargo, muchas empresas siguen confiando en hojas de Excel dispersas y en una administración basada en el papel. Esto suele provocar errores, retrasos y frustración. ¿Cómo puede marcar la diferencia la digitalización? Preguntamos a nuestros clientes.
Del caos al control
«Teníamos muchos programas y hojas de cálculo diferentes», dice Kobus Christianen, del Barco EUROPA. «Estamos en la oficina, el barco está en todas partes y también trabajamos desde casa con regularidad. A veces llegábamos a los puertos con información incorrecta. Se hizo imposible llevar la cuenta». Este problema resulta familiar a muchas empresas. Los sistemas manuales dificultan mantener actualizados datos esenciales como los programas de mantenimiento y los certificados. La digitalización ofrece una solución.
¿Por qué digitalizar?
Un sistema digital de gestión de flotas centraliza todos los datos importantes. Esto garantiza que tanto las tripulaciones de a bordo como el personal de oficina tengan siempre acceso a información precisa y coherente. No sólo reduce los errores, sino que también facilita la gestión de los certificados, la programación del mantenimiento y el control de los costes.
Amachree Opubo, de Ejovi Marine Services, destaca su importancia: «Antes lo gestionábamos todo manualmente y a menudo nos perdíamos información crucial. Ahora podemos supervisarlo todo en tiempo real y tomar medidas antes de que surjan problemas».
Mantener en orden la gestión de certificados
Una gran ventaja de una solución digital es mantener los certificados actualizados. «Antes, mi padre sólo necesitaba un certificado a bordo. Hoy en día, todos los barcos necesitan al menos 129 certificados», dice Gertjan Kornet, de EemsWerken. Estos deben estar siempre actualizados y disponibles, y un sistema digital ayuda a garantizar su cumplimiento.
«Cada dos semanas se realiza esencialmente una auditoría de nuestros barcos», dice Gertjan.«MXSuite nos avisa automáticamente cuando hay que renovar los certificados. Así estamos siempre preparados y evitamos sorpresas durante las inspecciones». Pol Jaumot, de Great Southern Sea, está de acuerdo: «Si el capitán no presta atención a los certificados, ahora recibimos una alerta».
Del mantenimiento reactivo al proactivo
Además de la gestión de certificados, una solución digital también permite pasar del mantenimiento reactivo al proactivo. Analizando los datos en tiempo real se pueden identificar tendencias y programar tareas de mantenimiento antes de que se produzcan fallos.
«Por ejemplo, nos damos cuenta de cuándo disminuye la capacidad de una bomba de agua de lastre», comparte Gertjan Kornet, de EemsWerken. «Gracias al sistema digital podemos actuar con rapidez y comprobar proactivamente bombas similares. Esto nos ayuda a evitar problemas mayores».
¿Por dónde empezar?
La transición a la gestión digital de flotas no tiene por qué hacerse de golpe. Empieza por evaluar los procesos actuales y determinar qué datos son los más esenciales. Establece prioridades, implica a los empleados en el proceso e imparte la formación adecuada, por ejemplo a través de una plataforma de aprendizaje electrónico.
La digitalización no es sólo un paso tecnológico, sino una oportunidad para mejorar los procesos, ahorrar tiempo y aumentar la fiabilidad operativa. Como dice Kornet «MXSuite es la autopista de nuestra empresa. Pone orden en las operaciones diarias y nos proporciona la información que necesitamos».
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