La gestión de documentos es un trabajo desafiante. Hay muchos documentos en la oficina, pero también deben estar visibles a bordo de los barcos. El módulo de Documentos de MXSuite ofrece la solución única, mediante la cual la certeza se vuelve reveladora.
¿Cuál es el propósito del módulo de documentos?
El módulo de documentos se puede aplicar de varias formas. Entre otras, se podrían pensar en las siguientes aplicaciones:
- Manuales, folletos de instrucciones e instrucciones de mantenimiento que guardan de forma eficiente
- Difundir notas o memorandos (internos)
- Documentar procedimientos e instrucciones de seguridad, entre otros, para ISM / SMS
- Guardar la copia digital de su SMS (Safety Management System)
- Rellenar y guardar formularios basados en una plantilla, como un informe del mediodía, un informe de no conformidad, un informe de incidentes o un informe de colisión. Usando esto, seguramente se use la versión más reciente y actual de la plantilla.
Tres tipos de documentos
En el módulo de documentos, se pueden agregar globalmente tres tipos de documentos:
- Documentos estáticos
- Documentos editables
- Formularios
Documentos estáticos : se trata de documentos que no es necesario modificar en MXSuite. El archivo puede tener muchos tipos de formatos, como PDF, Word, Excel o formatos de imagen. Estos documentos se guardan y pueden ser vistos por los usuarios de MXSuite.
De esta manera, ¡tendrá la certeza de que sus documentos están disponibles a bordo!
Documentos editables o documentos basados en una plantilla: estos documentos aún se pueden editar en MXSuite. Para hacer eso, MXSuite abre el documento en modo de edición, lo que hace que el documento sea editable y se pueda guardar en MXSuite.
Además, los documentos se pueden crear a partir de una plantilla. Al agregar un formulario como documento de Word y guardarlo como plantilla, el equipo puede crear documentos basados en la plantilla.
De esta manera, ¡mantienes el control de tus plantillas!
Formularios : con los formularios, los informes que deben completarse en MXSuite, se construyen como un formulario, para que la tripulación a bordo complete los formularios cuando usted lo desee. Por cada campo que se debe completar, se determina qué está permitido y qué no. Así, por ejemplo, ¡resulta imposible ingresar un texto escrito donde se debe ingresar una fecha! También los campos pueden hacerse obligatorios. En ese caso, ¡la tripulación no puede omitir ni olvidar ese campo! Esto aumenta la precisión y la fiabilidad.
Además, la presentación de informes se vuelve fácil mediante el uso de formularios, porque los datos ingresados se guardan directamente en la base de datos y, en base a eso, se puede hacer un informe anual completo.
¡De esta manera, recibirá una visión real!
Derechos de usuario completos
Debido a que el módulo de documentos se puede usar para muchos objetivos, en este módulo hay muchos derechos de usuario que se pueden configurar. Por ejemplo, para cada categoría de documento se puede asignar una función por grupo de usuarios, pero los documentos también se pueden marcar como confidenciales. Podría ser, por ejemplo, que al capitán se le permita editar los documentos, a los oficiales solo se les permita leer los documentos, mientras que a los maquinistas ni siquiera se les permita ver los documentos. Además, para cada categoría de documento y documento, se puede indicar con qué barco se debe sincronizar el documento. La gran ventaja de esto es que el documento solo tiene que agregarse una vez en MXSuite, y luego puede hacerse visible para toda la flota.
Y además…
Para cada documento, está claro cuál es el historial del documento. ¿Cuándo se hizo y quién lo hizo? ¿Cuándo se editó el documento y a bordo de qué barco? ¿Y quién ha leído el documento? Todo es revelador en el registro que se puede solicitar para cada documento.
Tan pronto como se agreguen los documentos, es posible que la tripulación esté al tanto activamente de los nuevos documentos. Al iniciar MXSuite, se muestra una descripción general de todos los documentos nuevos y editados.
También podría ser importante que todos los miembros de la tripulación firmen para recibir un documento. Por lo tanto, es posible solicitar nombre de usuario y contraseña al abrir ese documento. De esta forma, se puede confirmar que se ha leído el documento.
