La gestion des documents est un travail difficile. De nombreux documents sont présents au bureau, mais doivent également être visibles à bord des navires. Le module MXSuite Documents offre la solution unique, grâce à laquelle la certitude devient perspicace.
Quel est le but du module document?
Le module de document peut être appliqué de plusieurs manières. Entre autres, on pourrait penser aux applications suivantes:
- Enregistrement efficace des manuels, des livrets d’instructions et des instructions de maintenance
- Diffusion de notes (stagiaires) ou de mémos
- Documentation des procédures et des consignes de sécurité, entre autres pour ISM / SMS
- Sauvegarde de la copie numérique de votre SMS (Safety Management System)
- Remplir et enregistrer des formulaires basés sur un modèle, tel qu’un rapport de midi, un rapport de non-conformité, un rapport d’incident ou un rapport de collision. En utilisant cela, la version la plus récente et la plus actuelle du modèle est sûrement utilisée.
Trois types de documents
Dans le module document, trois types de documents peuvent être ajoutés globalement:
- Documents statiques
- Documents modifiables
- Formes
Documents statiques : cela concerne les documents qui ne doivent pas être modifiés dans MXSuite. Le fichier peut avoir de nombreux types de formats, tels que les formats PDF, Word, Excel ou image. Ces documents sont enregistrés et peuvent être consultés par les utilisateurs de MXSuite.
De cette façon, vous savez avec certitude que vos documents sont disponibles à bord!
Documents modifiables ou des documents basés sur un modèle: ces documents peuvent toujours être modifiés dans MXSuite. Pour ce faire, MXSuite ouvre le document en mode d’édition, ce qui rend le document modifiable et peut être enregistré dans MXSuite.
De plus, les documents peuvent être créés à partir d’un modèle. En ajoutant un formulaire sous forme de document Word et en l’enregistrant en tant que modèle, l’équipe peut créer des documents basés sur le modèle.
De cette façon, vous gardez le contrôle de vos modèles!
Formes : avec les formulaires, les rapports qui doivent être remplis dans MXSuite sont construits sous forme de formulaire, de sorte que l’équipage à bord remplisse les formulaires chaque fois que vous le souhaitez. Pour chaque champ à remplir, il est déterminé ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Ainsi, par exemple, il devient impossible de saisir un texte écrit où une date doit être saisie! Les champs peuvent également être rendus obligatoires. Dans ce cas, l’équipage ne peut ni sauter ni oublier ce champ! Cela augmente la précision et la fiabilité.
En outre, la création de rapports devient facile en utilisant des formulaires, car les données saisies sont directement enregistrées dans la base de données et sur cette base, un rapport annuel peut être créé.
De cette façon, vous recevrez un réel aperçu!
Droits d’utilisateur complets
Parce que le module de document peut être utilisé pour tant d’objectifs, dans ce module, il y a beaucoup de droits d’utilisateur qui peuvent être définis. Par exemple, pour chaque catégorie de document, un rôle peut être attribué à chaque groupe d’utilisateurs, mais les documents peuvent également être marqués comme confidentiels. Il se pourrait, par exemple, que le capitaine soit autorisé à éditer les documents, que les officiers ne soient autorisés à lire que les documents, alors que les machinistes ne sont même pas autorisés à voir les documents. En outre, pour chaque catégorie de document et document, il peut être indiqué à quel navire le document doit être synchronisé. Le gros avantage de ceci est que le document ne doit être ajouté qu’une seule fois dans MXSuite, puis peut être rendu visible pour l’ensemble de la flotte.
Et plus loin…
Pour chaque document, l’historique du document est clair. Quand a-t-il été fabriqué et par qui? Quand le document a-t-il été édité et à bord de quel navire? Et qui a lu le document? Tout est perspicace dans le journal qui peut être demandé pour chaque document.
Dès que des documents sont ajoutés, il est possible de sensibiliser activement l’équipage aux nouveaux documents. Lors du démarrage de MXSuite, un aperçu de tous les documents nouveaux et modifiés s’affiche.
Il pourrait également être important que chaque membre d’équipage signe pour recevoir un document. Par conséquent, il est possible de demander le nom d’utilisateur et le mot de passe lors de l’ouverture de ce document. De cette manière, il peut être confirmé que le document a été lu.
