Implémentation du code ISM

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Maintenant, depuis plus de vingt ans, il est nécessaire d’avoir un ISM à bord. Le code ISM signifie « The International Safety Management (ISM) Code ». Selon l’OMI ( Organisation maritime internationale ) l’objectif du code ISM est de fournir une norme internationale pour la gestion et l’exploitation sûres des navires et pour la prévention de la pollution.

Le code ISM dans sa forme actuelle a été adopté en 1993 et est devenu obligatoire avec son entrée en vigueur, le 1er juillet 1998.

Travailler dans le 19 e siècle

De nos jours, nous rencontrons de nombreuses entreprises qui ont téléchargé l’intégralité de leur manuel ISM dans leur logiciel de gestion de flotte, en espérant que leur équipe saura où trouver et comment appliquer cette quantité écrasante de pages au format pdf. Une autre observation est que beaucoup d’efforts sont faits pour créer toutes sortes de formes, mais la façon de travailler est encore du 19ème siècle. D’accord, c’est vrai, c’est un peu exagéré, mais réfléchissez-y : un formulaire est créé dans la taille d’une feuille de papier au format A4, il est archivé pour des besoins futurs. Au besoin, une copie est faite, souvent remplie au stylo, numérisée ou enregistrée, envoyée par courrier. De nos jours, nous travaillons par e-mail et Whatsapp et par d’autres moyens, de sorte que les formulaires sont envoyés par courrier à de nombreuses personnes, dans l’espoir qu’ils seront récupérés.

Lorsque la bonne personne commence à suivre l’élément, les commentaires sont rarement donnés, donc pour le créateur du formulaire, l’action est quelque chose comme lancer une fléchette dans le noir et espérer qu’elle atteigne la cible.

création de formulaire traditionnel ISM
Création de formulaire traditionnel ISM

Nouvelle façon de travailler

La plupart des actions ci-dessus peuvent être simplifiées. De nos jours, il est possible de créer et de remplir un formulaire dans le module Documents de MXSuite. Le marin ou l’officier peut remplir le formulaire, puis le responsable QHSE est averti qu’il y a un nouveau formulaire qu’il doit revoir et ajouter des commentaires. Il peut immédiatement décider d’affecter une tâche au formulaire pour garantir le suivi. Lorsque tout est terminé, un superviseur peut même signer le formulaire.

Processus ISM facultatif dans MXSuite
Processus ISM facultatif dans MXSuite

Comment mettre en œuvre

« Taille unique » n’existe pas lorsque nous parlons de mise en œuvre. Chaque entreprise est différente et a ses propres défis. Mais cela ne signifie pas que cela doit être impossible ou difficile. Nous suivons toujours les étapes suivantes :

  1. Commencez à rechercher ce qui est vraiment nécessaire
  2. Rechercher des similitudes
  3. Définir les flux de processus requis
    1. A quoi sert un formulaire ?
    2. Qui doit faire quoi et quand ?
    3. Comment une personne veut-elle être alertée ?
  4. Configurez votre outil pour répondre à vos besoins

Il est presque toujours possible de configurer toutes vos exigences dans le module de documents MXSuite. Les formulaires numériques peuvent être créés avec des attributs personnalisés qui vous aident à configurer votre formulaire selon vos besoins. Dans ce article vous pouvez lire comment les attributs personnalisés sont appliqués dans le module de maintenance.

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