Microsoft Excel: ¿quién no lo usa? Es parte del increíble paquete de Microsoft Office y es una poderosa herramienta que le permite realizar una variedad de cálculos rápida y fácilmente. El término ‘administrador de Excel’ se introdujo por una razón y, si soy sincero, incluso yo uso Excel para ciertos informes. Es tan fácil y flexible.
Dicho esto, Excel también puede ser una molestia, especialmente cuando se usa para los propósitos incorrectos. Sé que algunas cosas se pueden usar para una variedad de propósitos diferentes, incluso aquellos para los que no fueron diseñadas, pero hay que trazar la línea en alguna parte. Es por eso que no usamos Excel para nuestra contabilidad. Por eso tenemos un paquete CRM. Es por eso que tenemos una herramienta para administrar todos nuestros sprints y lanzamientos de software. Excel nos brinda una gran base, pero las otras herramientas tienen extras que agregan aún más valor.
Comparo Excel con la omnipresente navaja suiza. Puede hacer casi cualquier cosa, serrar, atornillar, cortar, sacar astillas, sacar dientes. Pero hay una cosa que no puede hacer: martillar. Por cierto, también he usado mejores alicates, destornilladores, mondadientes y sierras.
Lo mismo ocurre con Excel: puede hacer todo, pero no puede hacerlo todo bien. Entonces, ¿qué debería usar en su lugar? Una herramienta que fue diseñada para la tarea en cuestión. Una herramienta específica que ofrece la información adecuada en el momento adecuado.
Debo explicar por qué creo que Excel no es tan adecuado como MXSuite cuando se trata de mantener un barco. Después de todo, puede crear fácilmente una lista de tareas en Excel. También puede agregar una fecha de vencimiento por tarea y calcular automáticamente nuevas fechas de vencimiento. A pesar de que todo esto es posible en Excel, MXSuite se desarrolló en base a los desafíos prácticos que enfrentan los clientes en la vida diaria. Creamos una solución para estos problemas en forma de MXSuite.
¿Qué ofrece MXSuite que Excel no ofrece? Algunos de los beneficios:
- MXSuite ofrece administración de usuarios. A todos los usuarios se les asignan derechos, lo que significa que un usuario no puede simplemente cambiar o eliminar una tarea. Lo sé, también puede proteger una hoja de Excel para que nadie pueda agregar, editar o eliminar información; sin embargo, una de las ventajas de MXSuite es que todo se puede configurar por usuario, por tipo de tarea y por acción.
- A veces puede resultar útil buscar en su historial. ¿Por qué hay un patrón recurrente con este generador? ¿Eso pasó antes? La construcción de un historial detallado puede ser extremadamente útil tanto interna como externamente; por ejemplo, si una máquina está defectuosa y el fabricante solicita una prueba de mantenimiento.
- Para ir un paso más allá: supongamos que una empresa de transporte está ocupada elaborando el presupuesto del próximo año. Saber qué componentes son necesarios para llevar a cabo cada tarea facilita la creación de una visión general precisa de los costes anuales.
- Experimentamos esto de primera mano cuando un miembro de la tripulación marcó una tarea como completa en MXSuite aunque no lo estaba. Lo que es peor: en primer lugar, no estaba autorizado para realizar esa tarea. Logramos resolver el problema con el cliente asegurándonos de que los miembros de la tripulación ya no puedan realizar tareas para las que no están autorizados. No sé cómo hubiéramos resuelto esto en Excel.
Estos son solo algunos ejemplos de una larga lista de beneficios. Y seamos honestos: ¡el precio de 400 € al año tampoco hace daño!
