Microsoft Excel : qui ne l’utilise pas ? Il fait partie de l’incroyable package Microsoft Office et est un outil puissant qui vous permet d’effectuer une gamme de calculs rapidement et facilement. Le terme «gestionnaire Excel» a été introduit pour une raison et si je suis honnête, j’utilise même Excel pour certains rapports. C’est tellement simple et flexible.
Cela dit, Excel peut également être un problème, en particulier lorsqu’il est utilisé à de mauvaises fins. Je sais que certaines choses peuvent être utilisées à des fins différentes – même celles auxquelles elles n’étaient pas destinées – mais il faut tracer la limite quelque part. C’est pourquoi nous n’utilisons pas Excel pour notre comptabilité. C’est pourquoi nous avons un package CRM. C’est pourquoi nous avons un outil pour gérer tous nos sprints et versions logicielles. Excel nous donne une excellente base, mais les autres outils ont des extras qui ajoutent encore plus de valeur.
Je compare Excel au couteau suisse omniprésent. Il peut presque tout faire, scier, visser, trancher, tirer des éclats, cueillir des dents. Mais il y a une chose qu’il ne peut pas faire: marteler. Soit dit en passant, j’ai également utilisé de meilleures pinces, tournevis, cure-dents et scies.
Il en va de même pour Excel: il peut tout faire, mais il ne peut pas tout bien faire. Alors, que devriez-vous utiliser à la place? Un outil conçu pour la tâche à accomplir. Un outil spécifique qui offre la bonne information au bon moment.
Je devrais expliquer pourquoi je pense qu’Excel n’est pas aussi adapté que MXSuite lorsqu’il s’agit de maintenir un navire. Après tout, vous pouvez facilement créer une liste de tâches dans Excel. Vous pouvez également ajouter une date d’échéance par tâche et calculer automatiquement les nouvelles dates d’échéance. Bien que tout cela soit possible dans Excel, MXSuite a été développé sur la base des défis pratiques rencontrés par les clients dans la vie quotidienne. Nous avons créé une solution à ces problèmes sous la forme de MXSuite.
Qu’est-ce que MXSuite offre qu’Excel n’offre pas? Quelques avantages:
- MXSuite offre une gestion des utilisateurs. Tous les utilisateurs se voient attribuer des droits, ce qui signifie qu’un utilisateur ne peut pas simplement modifier ou supprimer une tâche. Je sais, vous pouvez également sécuriser une feuille Excel afin que personne ne puisse ajouter, modifier ou supprimer des informations; cependant, l’un des avantages de MXSuite est que tout peut être configuré par utilisateur, par type de tâche et par action.
- Parfois, il peut être utile de rechercher dans votre historique. Pourquoi y a-t-il un modèle récurrent avec ce générateur? Cela s’est-il produit avant? Construire une histoire détaillée peut être extrêmement utile à la fois en interne et en externe; par exemple, si une machine est défectueuse et que le fabricant demande une preuve de maintenance.
- Pour aller plus loin: supposons qu’une compagnie maritime soit en train de préparer le budget de l’année prochaine. Savoir quels composants sont nécessaires pour effectuer chaque tâche permet de créer plus facilement un aperçu précis des coûts annuels.
- Nous en avons fait l’expérience de première main lorsqu’un membre d’équipage a marqué une tâche comme terminée dans MXSuite même si ce n’était pas le cas. Pire encore: il n’était pas autorisé à effectuer cette tâche en premier lieu. Nous avons réussi à résoudre le problème avec le client en nous assurant que les membres d’équipage ne peuvent plus effectuer des tâches qu’ils ne sont pas autorisés à effectuer. Je ne sais pas comment nous aurions résolu cela dans Excel.
Ce ne sont que quelques exemples parmi une longue liste d’avantages. Et soyons honnêtes: le prix de 400 € par an ne fait pas de mal non plus!
