Documenten beheren is een uitdagende klus. Op kantoor zijn veel documenten aanwezig, maar dienen ook aan boord van de schepen zichtbaar te zijn. De module MXSuite Documents biedt de unieke oplossing, waardoor zekerheid inzichtelijk wordt.
Wat is het doel van de documentmodule?
De documentmodule kan op verschillende manieren worden toegepast. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de volgende toepassingen:
- Handleidingen, instructieboekjes en onderhoudsinstructies efficiënt bewaren
- Verspreiden van (interne) aantekeningen of memo’s
- Documenteren van procedures en veiligheidsinstructies onder meer voor ISM / SMS
- Bewaren van de digitale kopie van uw SMS (Safety Management System)
- Het invullen en bewaren van formulieren op basis van een sjabloon, zoals een middagrapportage, non-conformiteitrapportage, incidentrapportage of aanvaringsrapportage. Hiermee wordt zeker de meest recente en actuele versie van de sjabloon gebruikt.
Drie soorten documenten
In de documentmodule kunnen globaal drie soorten documenten worden toegevoegd:
- Statische documenten
- Bewerkbare documenten
- Formulieren
Statische documenten : dit betreft documenten die niet aangepast hoeven te worden in MXSuite. Het bestand kan vele soorten indelingen hebben, zoals pdf-, Word-, Excel- of afbeeldingsindelingen. Deze documenten worden opgeslagen en zijn zichtbaar voor de MXSuite-gebruikers.
Zo weet u zeker dat uw documenten aan boord aanwezig zijn!
Bewerkbare documenten of documenten op basis van een sjabloon: deze documenten kunnen nog worden bewerkt in MXSuite. Om dat te doen, opent MXSuite het document in bewerkingsmodus, waardoor het document bewerkbaar is en kan worden opgeslagen in MXSuite. Bovendien kunnen documenten worden aangemaakt op basis van een sjabloon. Door een formulier toe te voegen is het als Word-document en het op te slaan als sjabloon, kan de bemanning documenten maken op basis van het sjabloon.
Zo houdt u de controle over uw sjablonen!
Formulieren : met formulieren worden de rapporten die in MXSuite ingevuld dienen te worden, als een formulier opgebouwd, zodat de bemanning aan boord de formulieren invult wanneer u maar wilt. Voor elk veld dat ingevuld dient te worden, wordt bepaald wat wel en niet mag. Zo wordt het bijvoorbeeld onmogelijk om een geschreven tekst in te voeren waar een datum moet worden ingevoerd! Ook kunnen velden verplicht worden gemaakt. In dat geval kan de bemanning dat veld niet overslaan of vergeten! Dit vergroot de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.
Ook wordt rapporteren eenvoudig door middel van formulieren, doordat de ingevoerde gegevens direct in de database worden opgeslagen en op basis daarvan een jaarrapportage kan worden gemaakt.
Op deze manier krijgt u echt inzicht!
Uitgebreide gebruikersrechten
Omdat de documentmodule voor zoveel doelen kan worden gebruikt, zijn er in deze module veel gebruikersrechten die kunnen worden ingesteld. Zo kan voor elke documentcategorie een rol worden toegekend per gebruikersgroep, maar kunnen documenten ook als vertrouwelijk worden gemarkeerd. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kapitein de documenten mag bewerken, de officieren alleen de documenten mogen lezen, terwijl de machinisten de documenten niet eens mogen inzien. Ook kan voor elke documentcategorie en elk document worden aangegeven naar welk schip het document moet worden gesynchroniseerd. Het grote voordeel hiervan is dat het document maar één keer hoeft te worden toegevoegd in MXSuite, en vervolgens zichtbaar gemaakt kan worden voor de hele vloot.
En verder…
Van elk document is duidelijk wat de geschiedenis van het document is. Wanneer is het gemaakt en door wie? Wanneer is het document bewerkt en aan boord van welk schip? En wie heeft het document gelezen? Het is allemaal inzichtelijk in het logboek dat voor elk document kan worden opgevraagd.
Zodra documenten worden toegevoegd, is het mogelijk om de bemanning actief op de hoogte te stellen van de nieuwe documenten. Bij het opstarten van MXSuite wordt een overzicht getoond van alle nieuwe en bewerkte documenten.
Het kan ook belangrijk zijn dat elk bemanningslid tekent voor ontvangst van een document. Daarom is het mogelijk om een gebruikersnaam en wachtwoord te vragen bij het openen van dat document. Op deze manier kan worden bevestigd dat het document is gelezen.
