ISM-code Implementatie

WERKEN IN DE19E EEUW

Tegenwoordig komen we veel bedrijven tegen die hun volledige ISM-handboek hebben geüpload naar hun vlootbeheersoftware, in de hoop dat hun bemanning weet waar ze deze overweldigende hoeveelheid pagina’s in pdf-formaat kunnen vinden en hoe ze deze moeten toepassen. Een andere constatering is, dat er veel moeite wordt gedaan om allerlei formulieren te creëren, maar de manier van werken stamt nog uit de 19e eeuw. Ok, dat is waar, dit is een beetje overdreven, maar denk er eens over na: er wordt een formulier gemaakt ter grootte van een A4-papier, het wordt gearchiveerd voor toekomstige doeleinden. Indien nodig wordt er een kopie gemaakt, vaak met pen ingevuld, gescand of bewaard, per post opgestuurd. Tegenwoordig werken we via e-mail en Whatsapp en andere middelen, dus de formulieren worden per post naar veel mensen gestuurd, in de hoop dat ze worden opgehaald.

Wanneer de juiste persoon het item begint op te volgen, wordt er zelden feedback gegeven, dus voor de maker van de vorm is de actie zoiets als een pijl in het donker gooien en hopen dat deze het doelwit raakt.

NIEUWE MANIER VAN WERKEN

De meeste van de bovenstaande acties kunnen worden vereenvoudigd. Tegenwoordig is het mogelijk om een formulier aan te maken en in te vullen in de Documenten Module van MXSuite. De bemanning, of officier kan het formulier invullen, waarna de QHSE-manager wordt gewaarschuwd dat er een nieuw formulier is dat hij moet bekijken en opmerkingen toevoegen. Hij kan onmiddellijk beslissen om een taak toe te kennen aan het formulier om de opvolging te garanderen. Als alles klaar is, kan een begeleider het formulier zelfs ondertekenen.

HOE IMPLEMENTEREN

“One-size-fits-all” bestaat niet als we het hebben over implementatie. Elk bedrijf is anders en heeft zijn eigen uitdagingen. Maar dat betekent niet dat het onmogelijk of moeilijk hoeft te zijn. We volgen altijd de volgende stappen:

1. Onderzoek wat echt nodig is
2. Zoek naar overeenkomsten
3. Definieer de vereiste processtromen
   
   1. Wat is het doel van een formulier?
   2. Wie moet wat en wanneer doen?
   3. Hoe wil een persoon gewaarschuwd worden?
4. Configureer uw tool om aan uw behoeften te voldoen

Binnen de MXSuite Documents Module is het vrijwel altijd mogelijk om al uw wensen in te stellen. De digitale formulieren kunnen worden gemaakt met aangepaste attributen die u helpen uw formulier naar uw behoeften in te stellen. In deze artikel in de onderhoudsmodule kunt u lezen hoe custom attributen worden toegepast.