Typegoedkeuring voor MXSuite

Klassenverenigingen

Regelmatig krijgen wij de vraag of MXSuite een typegoedkeuring heeft. In dit artikel wordt beschreven wat een typegoedkeuring is en wat de eisen van een gepland onderhoudssysteem (PMS) in het algemeen zijn met de bijzondere eisen aan software.

MXSuite wordt geaccepteerd door alle klassenverenigingen.

Laat ik eerst uitleggen wat een typegoedkeuring is. Classificatiebureaus zorgen ervoor dat de kwaliteit en veiligheid aan boord en op andere plaatsen geborgd en betrouwbaar is. Daartoe voeren zij audits/inspecties uit van ontwerpen en constructies. Het woord ‘constructies’ moet ruim worden opgevat.

Uitleg gangbare praktijk

Voorbeeld van een anker

Laat me een voorbeeld geven van een eenvoudig product als anker. De staalkwaliteit moet worden gecontroleerd. Dus productie tot ruw staalproduct moet worden geverifieerd.

Als u uw anker wilt verkopen voor een schip dat geklasseerd is, dan moet uw anker ook geklasseerd zijn. Uw ankerontwerp moet worden goedgekeurd voordat u het kunt produceren. Als u uw ankervoorraad uitwerpt, dient u dit te doen volgens de officiële voorschriften om ervoor te zorgen dat de voorraad de juiste materiaaleigenschappen heeft. Dus een klasse-inspecteur zal deze procedure bijwonen en deze subproductstempel goedkeuren. Je kunt je voorstellen dat dit geldt voor het hele productieproces. Nu heeft u een anker dat voldoet aan uw bouwvoorschriften en dat u aan boord van een vaartuig kunt gebruiken.

Het voordeel van een typegoedgekeurd anker

Als u een typegoedkeuring aanvraagt, krijgt u verschillende voordelen ten opzichte van uw ontwerp en productie. Allereerst hoeft u niet elk productieontwerp in te sturen. Ten tweede, als uw anker goede houdeigenschappen heeft en dit is bewezen door testen onder toezicht van een landmeter, kunt u het gewicht van het anker verminderen.

De voordelen voor de fabrikant zijn: minder papierwerk, goedgekeurd ontwerp kan hergebruikt worden en de gewichtsreductie geeft hem een enorm commercieel voordeel.

De voordelen voor de klant zijn: 1.) minder gewicht, dus het is goedkoper en 2.) betrouwbaar product.

Type goedgekeurde software

De regels van de klassenbureaus geven de mogelijkheid om een typegoedgekeurd PMS-systeem te gebruiken, of een geval per geval goedgekeurd systeem. Vreemd genoeg worden de voordelen van typegoedgekeurde software niet genoemd.

Het systeem voor gepland onderhoud is een op papier/software gebaseerd systeem waarmee scheepseigenaren of -operators onderhoud kunnen uitvoeren met intervallen volgens de vereisten van de fabrikant en het klasse-/classificatiebureau. Het onderhoud, dat voornamelijk wordt gecontroleerd door het personeel aan boord, wordt vervolgens gecrediteerd voor inspecties die vereist zijn door periodieke inspecties. De planning en planning van het onderhoud, evenals de documentatie ervan, moeten worden gemaakt volgens een systeem dat is goedgekeurd door classificatiebureaus. Alle classificatiebureaus zijn lid van IACS (International Association Of Classification Societies Ltd). Het hebben van een gepland onderhoudssysteem op schepen is nu verplicht volgens ISM (International Safety Management Code).

Er is een document waarin de eisen van IACS worden beschreven. Voor dit document worden de IACS-eisen 2012 gebruikt.
Hoofdstuk Z20 van dit document beschrijft de vereisten voor PMS voor machines. PMS staat in dit document voor Planned Maintenance Scheme. Een schema kan dus gebruikt worden op papier, in Excel of in een geautomatiseerd systeem zoals MXSuite.
Als u hoofdstuk Z20 leest, kunt u het volgende vinden over geautomatiseerde systemen:

“Toegang tot geautomatiseerde systemen voor het bijwerken van de onderhoudsdocumentatie en het onderhoudsprogramma is alleen toegestaan door de hoofdingenieur of een andere bevoegde persoon.”

Paragraaf 1.3.3

✓ MXSuite bevat User Access Control, dus voldoet aan deze eisen.

“Het PMS wordt geprogrammeerd en onderhouden door een geautomatiseerd systeem. Dit mag echter niet worden toegepast op de huidige reeds goedgekeurde regelingen.”

Paragraaf 2.1.1

✓ Deze paragraaf maakt deel uit van de paragraaf waarin de procedures en voorwaarden voor goedkeuring van een PMS worden beschreven. Dus, bij het opzetten van een nieuw gepland onderhoudsschema, dwingt deze paragraaf je om een geautomatiseerd systeem zoals MXSuite te gebruiken.

“Het systeem moet worden goedgekeurd in overeenstemming met een procedure van elke individuele aangesloten vereniging.”

Paragraaf 2.1.2

Het systeem betekent het PMS in een geautomatiseerd systeem. Dit verwijst dus naar een procedure van elk individueel lid (= classificatiebureau zoals LR, GL, DNV, BV, enz.)

“Geautomatiseerde systemen omvatten back-upapparatuur, zoals schijven/tapes, cd’s, die regelmatig moeten worden bijgewerkt.”

Paragraaf 2.1.3

✓ MXSuite biedt de mogelijkheid om een back-up bestand te maken. Ook op databaseniveau kan een back-up worden gemaakt. Daarnaast, als een MXSuite-installatie gegevens synchroniseert met een kantoor, kan dit worden gezien als een back-up.

Paragraaf 2.2 beschrijft de ter goedkeuring aan te bieden documentatie en informatie. Deze paragraaf beschrijft alleen items met betrekking tot het geplande onderhoudsschema aan boord van het schip, en eigenlijk niets met betrekking tot software

ISM-codevereisten

Hoofdstuk 5, sectie 10 van de ISM-code beschrijft ook iets over “onderhoud van het schip en uitrusting”. Bij het lezen van hoofdstuk 5, sectie 10, niets gevonden met betrekking tot geautomatiseerde systemen. Hoofdstuk 5, paragraaf 10 beschrijft in het kort:

• Dat de apparatuur en het schip worden onderhouden conform de relevante regels
• Er worden regelmatig inspecties uitgevoerd
• Non-conformiteiten worden gemeld
• Er worden passende corrigerende maatregelen genomen
• Alle activiteiten worden geregistreerd
• Kritieke apparatuur moet worden gedefinieerd

Er is een document: “Approval of Computerized Maintenance Management System gebruikt aan boord van schepen” met versienummer: NR 496 DTM R01E We hebben contact opgenomen met Bureau Veritas met de vraag of deze goedkeuring nodig is voor MXSuite. We hebben het volgende antwoord gekregen:

Totdat de “wijzigingen van januari 2012” van kracht werden, was het een vereiste dat de PMS-software een typegoedkeuring moest hebben. Momenteel is het volgende vereist volgens regelreferentie Pt A, Ch 2, App 1 – 2.1.2 “De eigenaar moet zelf aan de Society bevestigen door middel van een schriftelijke verklaring dat aan de vereiste functionaliteiten van het systeem is voldaan. Of, als alternatief, de Society kan de software op specifiek verzoek goedkeuren.”

Kortom “typegoedkeuring” is geen vereiste meer!
✓ MXSuite voldoet aan de eisen die zijn beschreven in het document “Approval of Computerized Maintenance Management System”. Daarnaast is er geen “typegoedkeuring” meer nodig.

In het DNV-reglement 2021 staat het volgende:

• De software is computergebaseerd.
• De software moet ten minste de toepasselijke machines en apparatuur bevatten die zijn vermeld in Sec.4 Tabel 26. Al deze componenten moeten in de software worden geïdentificeerd als klasse-items.
• De software moet een onderhoudshistorierapport kunnen produceren van onderhoud dat gedurende een bepaalde periode op klasse-items is uitgevoerd.
• Correctief onderhoud in de programmatuur moet kunnen worden geïdentificeerd en getraceerd. Alle schade/storingen aan klassegerelateerde machineonderdelen moeten aan de klasse worden gemeld.
• Voor schepen met klassenotatie E0, AUT of ECO moet de software het periodiek testen van controle-, alarm- en veiligheidscomponenten en -systemen omvatten die vereist zijn door de relevante regels. Deze taken worden speciaal in de software geïdentificeerd en omvatten testroutines en instelpunten op basis van relevante regels.
• Wijzigingen aan de software (onderhoudsintervallen, functiebeschrijvingen, etc.) dienen traceerbaar en gedocumenteerd te zijn en bij de eerstvolgende jaarlijkse keuring ter acceptatie aan de behandelend inspecteur te worden voorgelegd.
• Richtsnoer 1:
  Documentatie voor het aanpassen van onderhoudsintervallen, functiebeschrijvingen, etc., kan worden geaccepteerd door de dienstdoende landmeter op basis van onderhoudsrapporten, slijtagemeetformulieren, servicebrieven van maker, etc.
  —einde—van—begeleiding—opmerking—
• De functiebeschrijvingen voor alle machines en uitrusting die aan de klasse zijn onderworpen, moeten beschikbaar zijn als onderdeel van het geplande onderhoudssysteem en/of als specifieke verwijzing naar de handleidingen van de fabrikant. De omvang van de functiebeschrijvingen in het PMS of in de genoemde handleiding spreekt voor zich. Wanneer er wordt verwezen naar handleidingen van de makers, moeten deze aan boord beschikbaar zijn.
• De functiebeschrijvingen en onderhoudshistorie zijn in het Engels.
• Minimaal één keer per week wordt er een back-up gemaakt van de PMS-database, waardoor alle gegevens kunnen worden hersteld.
• De taakintervallen zijn gebaseerd op de aanbevelingen van de fabrikant, aangepast aan de heersende bedrijfsomstandigheden. Afwijkingen van de initiële intervallen worden alleen geaccepteerd als gedocumenteerde ervaring wijzigingen kan rechtvaardigen.

MXSuite voldoet aan alle gestelde klassenvoorschriften.

Aan alle blauw gemarkeerde items in het bovenstaande reglement wordt volledig voldaan door MXSuite. Wat opvalt is dat de meeste eisen niets met de software zelf te maken hebben.

Er zijn verschillende documenten van Lloyd’s Register die betrekking hebben op PMS. Alle relevante documenten over dit onderwerp zijn ergens tussen 2004 en 2006 gemaakt en sindsdien nooit meer bijgewerkt!

Gepland onderhoud romp
In dit document staat de “s” van PMS voor Schema.

“Het schema moet gebaseerd zijn op een geautomatiseerd systeem met voorzieningen om op gezette tijden een back-up van gegevens te maken. Toegang tot geautomatiseerde systemen voor het bijwerken van de onderhoudsdocumentatie en het onderhoudsprogramma is alleen toegestaan door de hoofdingenieur of andere bevoegde persoon(en).”

Paragraaf 2.3 onder het onderdeel Operationele Eisen:

✓ MXSuite biedt de mogelijkheid om een back-up bestand te maken. Ook op databaseniveau kan een back-up worden gemaakt. Daarnaast, als een MXSuite-installatie gegevens synchroniseert met een kantoor, kan dit worden gezien als een back-up.
✓ MXSuite bevat User Access Control, dus voldoet aan deze eisen.

“De administratieve functies van een geautomatiseerd systeem verschillen in wezen niet van oudere kaartindexsystemen, hoewel er bepaalde extra voordelen te behalen zijn.”

Bijlage A2 beschrijft ook iets over geautomatiseerde systemen.

✓ Maak mijn dag! LR doet advertenties voor MXSuite!

Software conformiteitsbeoordelingssysteem
Dit document beschrijft de regels voor een softwareproduct voor Planned Maintenance Schemes. De vereisten voor de software staan in dit document vermeld. De behoeftespecificatie is grofweg op te delen in 2 delen:

• Specifieke softwarevereisten
• Algemene PMS-vereisten

De specifieke softwarevereisten bevatten de 2 bekende problemen: gebruikersrechtcontrole en back-up. Bovendien zijn gebruikersdocumentatie (gebruikershandleidingen) hier belangrijk. De algemene eisen omvatten de algemene eisen voor geplande onderhoudsschema’s, en omvat ook de mogelijkheid om training aan te bieden aan de bemanning aan boord.

Gevolgtrekking

Er zijn verschillende verklaringen voor PMS. Over het algemeen kunnen de “s” Software, Systeem of Schema betekenen.
Wanneer de “s” Software betekent, wordt dit beschreven als een “Computerized System” in de relevante documentatie van de IACS- en Class-documentatie. Er zijn 2 vereisten die verband houden met geautomatiseerde systemen:

1. De software moet de mogelijkheid hebben om een back-up te maken.
2. Er moet een manier zijn voor gebruikerstoegangscontrole.

In beide gevallen voldoet MXSuite aan de eisen.

back-up

MXSuite heeft een ingebouwde optie om een back-up te maken van alle gegevens in de database. De back-up kan via de MXSuite-interface worden gemaakt en op elke bestandslocatie worden opgeslagen. De tweede optie om back-ups te maken is het maken van een back-up van de Microsoft SQL-database. Hiervoor kan een geplande taak worden gemaakt om het back-upproces regelmatig uit te voeren. Last but not least biedt MXSuite de mogelijkheid om de data te synchroniseren met een kantoor. Alle gegevens die in de database van het schip staan, worden gesynchroniseerd met het kantoor. Een dagelijkse back-up van de kantoordatabase wordt aanbevolen, om alle gegevens veilig te bewaren.

Toegangscontrole voor gebruikers

Wanneer MXSuite wordt gestart, moet de gebruiker inloggen in de software met een gebruikersnaam en wachtwoord. Zonder correcte gebruikersnaam en wachtwoord is inloggen niet toegestaan.
Alle gebruikers hebben hun eigen gebruikersrechten voor elk onderdeel van MXSuite. Vooral voor de onderhoudsmodule zijn er veel gebruikersrechten.

praktisch

Na grondig onderzoek kwamen we tot de conclusie dat het voor het PMS-systeem geen enkel voordeel heeft om een typegoedkeuring te krijgen. Het is nog erger voor u, de eigenaar of beheerder, omdat de live audits aan boord nog steeds nodig zijn. Na met verschillende inspecteurs te hebben gesproken, bevestigden ze dat ze tijdens hun inspecties niets anders zouden doen.