Préparation à la mise en œuvre

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introduction

Votre entreprise démarrera prochainement avec la mise en place de la gestion de flotte MXSuite
Logiciel. Avec cet article, vous pouvez vous préparer à ce processus de mise en œuvre.
Ensemble, nous veillerons à ce que MXSuite corresponde à vos besoins et à vos souhaits et que toutes les données nécessaires soient
importé et les utilisateurs sont bien formés pour utiliser MXSuite.

Installations nécessaires

  • Une salle où le consultant avec les délégués de l’entreprise peut travailler en journée
  • Un poste de travail pour le consultant avec connexion internet pour son ordinateur portable (filaire ou sans fil)
  • Si plusieurs personnes sont impliquées dans le conseil ou la formation, un moniteur ou un projecteur est requis avec une connexion HDMI ou VGA
  • Accès au serveur de base de données MXSuite avec les droits d’administration
  • Disponibilité de tous les mots de passe réseau et ordinateur avec des droits d’utilisateur administratifs
  • Le port Internet 5938 TCP doit être ouvert pour obtenir une assistance à distance (Teamviewer).

Installation serveur/client

  • Veillez à ce qu’un administrateur système soit disponible pour vous assister lors de l’installation du logiciel sur le serveur et les ordinateurs clients.
  • Recherchez un compte d’utilisateur avec des privilèges d’installation.
  • Vérifiez si les systèmes répondent aux exigences minimales du système (voir manuel d’installation / manuel d’utilisation).
  • Vérifiez si toutes les clés logicielles nécessaires sont disponibles.
  • Vérifiez si tous les ordinateurs clients ont accès via une connexion réseau au serveur de base de données MXSuite.

Configuration générale de MXSuite

  • Définissez comment les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs doivent être configurés. Décidez quels droits d’utilisateur doivent être attribués par groupe d’utilisateurs et quels utilisateurs peuvent être liés aux groupes d’utilisateurs.
  • Faites une liste avec les codes de coût. L’équipement, les pièces d’inventaire et les bons de commande seront liés aux codes de coût. Par code de coût, un budget annuel peut être rempli et contrôlé.
  • Faites une liste avec les rangs disponibles à bord des navires de votre compagnie.
  • Y a-t-il des devises supplémentaires à ajouter à MXSuite ? Par défaut, l’EURO et le dollar américain sont ajoutés à MXSuite.
  • Nous avons besoin des paramètres de connexion de messagerie comme l’adresse SMTP, etc.

Paramétrage du module Maintenance / Equipement

  • Réfléchissez à la façon de diviser tous les équipements à bord des navires en catégories. Lire aussi ceci article . Suggestion pour les catégories :
    • 000 – Général
    • 100 – Casco
    • 200 – Moteurs & propulsion
    • 300 – Systèmes de navires primaires
    • 400 – Installation électrique
    • 500 – Équipement de pont
    • 600 – Équipement spécifique au navire (tel que l’équipement de dragage, les grues, l’hôtel)
    • 700 – Inventaire
    • 800 – Équipement de navigation, de communication et d’arpentage
    • 900 – Santé, sécurité et environnement
  • Décidez pour quel équipement les heures de fonctionnement doivent être enregistrées.
  • Quelles informations doivent être enregistrées par équipement ?
  • À quelle fréquence doit-on demander les valeurs du compteur d’heures de fonctionnement ?
  • Quelles vues doivent être configurées pour la liste des travaux de maintenance ?
Tâches de pièces d'inventaire de maintenance

Configurer le module d’inventaire

  • Existe-t-il une liste disponible avec les fournisseurs ? La liste peut être importée par le consultant.
  • Existe-t-il une liste de pièces disponibles ? La liste peut être importée par le consultant.
  • Pensez au stock minimum et maximum par pièce.

Configurer le module d’achat

  • Enquêter sur les procédures internes du processus d’achat en ce moment. Réfléchissez à la façon dont les demandes doivent être traitées.
  • Évaluez le processus d’achat par défaut de MXSuite comme dans l’organigramme.
  • MXSuite peut gérer 3 types de commandes :
    • commandes de produits
    • ordres de service
    • bons de commande locaux.
  • Le processus pour les 3 types peut être configuré séparément.
  • Pensez au workflow pour chaque type de commande. Les workflows de commande peuvent être configurés individuellement par type de commande.
  • Chaque type de commande a son propre préfixe pour la numérotation de la commande. Le nombre est construit comme suit :
    • Préfixe du navire – Préfixe du type de commande – numéro de comptage.
  • Existe-t-il une liste disponible avec les fournisseurs ? La liste peut être importée par le consultant.
  • Faut-il utiliser des catégories de produits ? Les catégories de produits facilitent l’affectation des fournisseurs par type de produit (catégorie).
  • Décidez de l’incoterm par défaut qui doit être utilisé pour les bons de commande.
  • Lors de l’ajout de l’ordre à un bon de commande/demande d’achat, il est possible d’ajouter des pièces à partir de l’inventaire. En option, il est possible d’ajouter des lignes de commande gratuites, qui ne sont pas liées à une pièce répertoriée
  • dans l’inventaire. Décidez quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à ajouter des lignes de commande gratuites.

Module de documentation de configuration

  • Préparez des documents et des modèles qui doivent être saisis dans le module de document MXSuite.
  • Chaque document reçoit un numéro d’identification unique. Chaque emplacement a son propre préfixe. Décidez quel préfixe sera utilisé par emplacement.
  • Réfléchissez à la façon de diviser tous les documents en catégories.
  • Pour chaque catégorie, vous pouvez définir quel groupe d’utilisateurs peut voir cette catégorie. A côté de cela, le rôle peut également être sélectionné. (En standard, il y a les rôles : Administrateur, Éditeur, Créateur et Visionneur) Devrait-il y avoir des rôles supplémentaires?
  • Décidez quels modèles (formulaires) doivent être remplis dans quelle catégorie
  • Pensez à quelle catégorie de document
  • Pour chaque catégorie, des attributs personnalisés peuvent être enregistrés, tels que « Date de révision » ou « Numéro de version ». Réfléchissez aux attributs à créer pour les catégories.
  • Pour chaque document, des attributs personnalisés peuvent être enregistrés, tels que « Date de révision » ou « Numéro de version ». Réfléchissez aux attributs à créer pour les documents.
  • [Documents plus+ only] Chaque tâche a un statut. Par défaut, nous avons « ouvert » et « fermé ». Devrait-il y avoir des statuts supplémentaires ?
  • [Documents plus+ only] Chaque tâche reçoit un numéro d’identification unique. Chaque emplacement a son propre préfixe.
  • Décidez quel préfixe sera utilisé par emplacement.

Configurer le module FLGO

  • Quelles unités sont utilisées pour remplir le réservoir / le contenu du produit ? (Gallon/litre/tonne pour le contenu ; CM/pieds/pouce pour la hauteur)
  • Définissez les consommables à conserver. Cela se fait souvent par type de produit (Gaz oil, Lub oil par type, MDO, HFO, etc.) ou par réservoir (PS FW tank1, MDO tank PS, etc.).
  • Quelle est l’unité par défaut par consommable ?
  • Pour chaque unité, vous pouvez définir si elle peut être utilisée dans le module FLGO.

Configurer le module Voyage

  • Pensez à une numérotation automatique des voyages. Il doit s’agir d’un nombre sans autres caractères.
  • Définissez quelles données doivent être enregistrées par voyage. (de, à, date de début, date de fin)
  • Définir quelles données doivent être enregistrées par port de chargement (PoB, heure d’arrivée, début de chargement, fin de chargement, départ)
  • Définir quelles données doivent être enregistrées par port de déchargement (PoB, heure d’arrivée, début de déchargement, fin de déchargement, départ)

Configurer le module d’équipage

  • Définissez quelles formations par défaut doivent être ajoutées par membre d’équipage. (papiers de voile, etc.)
  • Définissez quels documents par défaut doivent être ajoutés par membre d’équipage. (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, etc.)
  • Définissez quelles informations médicales par défaut doivent être ajoutées par membre d’équipage. (vaccinations, groupe sanguin, etc.)
  • Préparez quelques informations sur l’équipage pour commencer ensemble à remplir le système.

Rapports de configuration et tableaux de bord

  • Les rapports personnalisés ne peuvent pas être créés immédiatement par le consultant. Cependant, il est souvent possible de créer des tableaux de bord supplémentaires.
  • Définissez quelles informations dans quel format doivent être affichées.
  • Définissez le format dans lequel il doit être affiché ou exporté.

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